연구원이 퇴사해도 그 사람이 쓴 연구노트는 회사가 보관해요(연구노트 지침 제9조제1항, 제10조제1항). 퇴사 전에는 작성과 서명을 마무리하고, 인수 담당자가 기록과 첨부를 열어 본 뒤 접근 권한을 정리해요.
인수할 사람과 보관 위치를 먼저 정해요
국가연구개발사업 연구노트 지침 제10조제1항·제2항
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연구노트를 소유하고 있는 연구개발기관의 장은 연구노트를 보관하고 관리하여야 한다.
연구개발기관의 장은 연구노트 작성지원, 보관 및 관리 등의 업무를 담당하는 부서 지정ㆍ운영 및 연구 중단 또는 종료 시 연구노트 관리 방안 등을 자체 규정으로 마련해야 한다.
회사 자체규정에 퇴직 시 인수 담당자가 정해져 있다면 그 담당자에게 노트와 첨부를 넘겨요.
보관 부서만 정해져 있다면 그 부서에서 인수할 사람을 정하면 맡을 사람이 분명해져요. 연구를 이어받는 사람과 기록 보관을 맡는 사람은 서로 달라도 돼요.
예를 들어 연구책임자는 진행 중인 시험을 이어받고, 연구지원 담당자는 노트 보관을 맡을 수 있어요. 이때 남은 시험과 보관할 자료를 나눠 적어요. 받은 노트 목록과 회사 보관 위치도 남기면 담당자가 바뀌어도 자료를 찾을 수 있어요.
보존기간은 과제 종료일부터 계산해요
국가연구개발사업 연구노트 지침 제10조제3항
원문(새 창)연구노트의 보존기간은 연구개발과제 종료일부터 30년으로 한다. 다만, 연구개발기관의 장은 자체규정으로 정하는 바에 따라 연구개발과제의 유형별로 보존기간을 달리 정할 수 있다.
보관 목록에는 퇴사일과 별도로 과제 종료일과 적용 보존기간을 적어요.
퇴사자의 노트도 과제 종료일부터 30년 보존이 원칙이에요. 회사 자체규정에서 과제 유형별 보존기간을 달리 정했다면 그 기간을 적용해요.
연구노트 보관·관리 조문에 따른 회사의 보존기간과 전자연구노트 서비스 이용기간은 나눠 관리해요. 서비스 계약이 끝나더라도 회사의 보관 업무는 이어져요. 전체 자료를 내려받을 담당자와 이용 종료 뒤 자료를 둘 위치를 정해 두어요.
보존기간 판단
퇴사일 아닌 과제 종료일이 기준
자체규정에 과제 유형별 다른 보존기간이 있나요?
있어요
자체규정의 기간 적용
과제 종료일부터 회사 자체규정에 정한 해당 과제 유형의 보존기간을 적용해요.
없어요
30년 보존 원칙 적용
퇴사자의 노트도 과제 종료일부터 30년 보존하는 것이 원칙이에요.
미완성 기록과 남은 서명을 나눠 마무리해요
작성자가 재직 중일 때는 빠진 실험 조건이나 결과를 직접 물을 수 있어요. 그래서 내용이 덜 적힌 노트와 서명만 남은 노트를 먼저 구분해요.
- 수행한 연구까지 기록을 마무리해요. 실험 자료와 노트 내용을 맞춰 보고 빠진 내용을 작성자가 보충해요. 진행 중인 시험은 수행한 범위와 남은 작업을 나눠 적어요.
- 남은 서명을 종류별로 나눠요. 작성자 서명이 빠진 기록과 확인자 서명이 빠진 기록을 따로 표시해요. 회사 자체규정에서 요구하는 서명은 해당 담당자가 처리해요.
- 끝내지 못한 서명은 남은 일로 넘겨요. 서명이 남은 채 퇴사했다면 어떤 서명이 빠졌는지 노트 목록에 적어요. 인수 담당자는 받은 사실을 남기고, 이후 서명 처리는 회사 자체규정의 절차에 맞춰 진행해요.
노트를 받았다는 사실과 서명을 마쳤다는 사실은 구분해요. 인수 사실을 남길 때 미서명 상태도 함께 적어야 후속 담당자가 남은 절차를 알 수 있어요.
내용을 어디까지 보충할지 막히면 연구노트 작성법과 예시를 참고하세요. 인계 메모에는 노트 전체를 다시 옮기기보다 진행 중인 연구와 남은 서명을 적어요.
기존 작성자 표시와 인수 담당자를 구분해요
기존 노트의 작성자 표시는 그대로 두고, 인수 담당자와 인수일을 별도로 남겨요. 작성자는 그 연구를 기록한 사람이고, 인수 담당자는 앞으로 자료를 보관하거나 연구를 이어갈 사람이에요.
국가연구개발사업 연구노트 지침 제7조제2항
원문(새 창)연구개발기관의 장은 연구노트의 기록 날짜와 기록자, 그리고 위ㆍ변조를 확인할 수 있도록 제1항에 따른 자체규정을 수립하여야 한다.
인수 뒤에도 각 기록을 누가 남겼는지 읽을 수 있는 상태로 보관해요.
후속 연구원이 남은 시험을 수행했다면 그 사람이 새 노트를 작성해요. 이렇게 하면 퇴사자가 수행한 연구와 후속 연구원이 수행한 연구가 각자의 기록으로 남아요.
개인 저장소의 첨부는 회사에 옮긴 뒤 열어 봐요
노트 본문이 회사에 남아 있어도 첨부가 개인 계정에 묶여 있으면 나중에 근거 자료를 읽지 못할 수 있어요. 개인 저장소에만 있는 과제 자료는 회사 보관 위치에도 확보해요.
- 노트마다 첨부 위치를 찾아요. 노트에 직접 붙인 파일과 개인 저장소 링크를 구분해요. 측정 자료나 사진이 어느 기록을 뒷받침하는지도 함께 남겨요.
- 회사 보관 위치로 옮기거나 복사해요. 회사의 보안 기준과 자료 반출 기준에 맞춰 과제 자료를 확보해요. 어느 노트의 첨부인지 표시하면 결과와 근거를 다시 연결할 수 있어요.
- 인수 담당자 계정으로 파일 내용을 열어요. 퇴사자가 로그인한 화면이 아니라 인수 담당자의 계정으로 본문과 첨부를 읽어 봐요. 링크가 보이는 데서 끝내지 않고 실제 파일이 열리는지 확인해요.
첨부가 열리지 않으면 접근 권한이 없는지, 파일 자체가 빠졌는지 구분해요. 작성자와 함께 자료 위치를 찾고 노트와의 연결도 맞춰 두어요.
첨부 인수 흐름
위치 확인 → 회사 확보 → 실제 열람
첨부 위치와 연결 찾기
직접 첨부한 파일과 개인 저장소 링크를 나누고, 연결된 노트를 확인해요.
회사 보관 위치에 확보하기
회사 보안·반출 기준에 맞춰 옮기거나 복사하고, 어느 노트의 첨부인지 표시해요.
인수 담당자 계정으로 열기
본문과 첨부를 실제로 열고, 안 열리면 권한 문제와 파일 누락을 구분해요.
인계 메모에는 받은 자료와 남은 일을 따로 적어요
받은 노트 수와 서명 상태를 나눠 적으면 회사에 남은 자료의 상태가 보여요. 진행 중인 연구와 보관 위치, 인수 담당자의 열람 결과도 함께 남겨요.
아래는 가상의 퇴사 인계 메모예요.
작성일 2026년 11월 2일
받은 기록
재직 중 작성한 연구노트 12건을 회사에 인계했다.
10건은 자체규정에 따른 서명 절차를 마쳤다.
2건은 확인자 서명이 남아 있어 미서명 상태로 보관했다.
진행 중인 연구
반복 시험 3회 중 2회까지 수행했다.
남은 1회는 후속 연구원이 이어서 수행하기로 했다.
남은 처리
확인자 서명이 남은 노트 2건의 목록과 확인할 내용을 연구책임자에게 전달했다.
보관 위치
회사 과제 저장소에 노트 12건과 첨부 측정 자료 3건을 보관했다.
개인 저장소에 있던 측정 자료 3건은 회사 보관 위치에도 확보했다.
작성자와 인수 담당자
기존 노트의 작성자 표시를 유지했다.
인수 담당자는 연구지원 담당자로 별도 기록했다.
열람 결과
연구지원 담당자 계정으로 노트 12건과 첨부 자료 3건을 각각 열어 보았다.이 예시에서는 노트 12건을 받았지만 서명 절차를 마친 기록은 10건이에요. 남은 2건의 서명 처리는 연구책임자에게 전달했고, 기록 보관은 연구지원 담당자가 맡았어요. 인수 뒤에 처리할 일과 이미 확보한 자료를 구분해 읽을 수 있어요.
계정과 접근 권한은 열람을 마친 뒤 정리해요
인수 담당자가 본문과 첨부를 읽을 수 있는 상태를 만든 뒤 퇴사자의 과제 참여 권한과 관리자 권한을 거둬요. 계정 삭제나 회원 탈퇴 전에는 기록과 첨부, 작성자 표시가 남는지 서비스의 보존 정책을 확인하세요.
연구대장은 퇴사 예정일 7일 전에 본인에게 재직 기간의 ‘인수인계 요약’ 초안을 준비하고, 예정일 없이 퇴사 처리하면 그때 준비해요. 관리자가 [퇴사 처리]하면 그날부터 과제 참여가 끝나고 관리자 권한도 거두며, 저장한 노트는 작성자 표시 그대로 회사 과제에 남아요. 기록 보관·검증 안내의 보관 방식은 이용 중 모든 과제를 보관하고, 이용 종료 뒤에도 1년 동안 보관료 없이 읽기 전용으로 남겨 전체 내려받기를 지원하는 방식이에요.
